CR 1ère réunion...

... Le lundi 17 Novembre 2008.

Présents : 
Alain Tressel, Xavier Fabre, Olivier Pineau, Claire Desbonnez, Sophamali et Pascal Langlois, Denis Clerin, Anne-Marie Tholi-Paysan, Anne Innocente.
Excusés : 
Pascale Page, Patrick Lenoir, Claude Jupin, Chantal Romand-Monnier, Armelle Le Bozec.

En attendant que tout le monde arrive, Xavier fait un bilan sur les puces :
Les puces sont toujours sur les dossards. Xavier va appeler la société Pygmalion pour savoir ce que l'on peut faire avec les puces. Le budget sera quand même conséquent cette année pour les puces, quel que soit le choix que nous faisons. 
Puces réutilisables ? L'année dernière à peu près 400 euros de dépenser dont 90 euros de port. Xavier va demander si on peut les réutiliser en changeant la date.
Doute : est-ce que les puces marchent encore ? Techniquement ça doit marcher.
Tester les puces, mais il faut avoir l'appareil. Si des puces ne fonctionnent pas on peut enlever ce numéro de dossard. Xavier va tenter de trouver un accord avec la société Pygmalion. Les raquettes étaient en location. 

Olivier P déclare l'AG ouverte.
Rapport d'activité : 
Par Olivier P. Sur 2008 Sylvie Riedler a pris le poste de présidente avec succès. Innovation : modernité avec les puces et création d'une 4éme course pour faciliter courses des benjamines et benjamins.
Site communication interne plus important (affiche, support, infos importantes),
Macro planning super bien fait. Modification de la remise des dossards (inscription le jour même). Animation, gestion, VIP.
Remerciements à Sylvie R qui a pris la suite de Patrick avec succès.
 
Rapport financier : 
• Pas de solde de la Croix-Rouge. (pas la facture globale, faire attention)...
• La société Pygamalion, pas de facture (Xavier doit l'avoir). 
• 706 (facture dossards... pas de facture) 
• Chèque de Sylvie pas encaissé.

Situation financière : 
Solde de janvier 2008 : 915,39 euros.
Solde prévisionnel au 19 Octobre 2008 : 936,10 euros.
Pour faire un budget prévisionnel, il va falloir connaître les dépenses nouvelles. Xavier fera un bilan concernant le coût des puces pour la prochaine réunion.
Il y avait 226 nouveaux dossards, il faut les recompter pour vérifier les manquants. Le décompte reste à faire. Denis va s'occuper de les recompter.
Par rapport à l'année dernière, les frais risquent d'être les mêmes. Xavier va rappeler Pygmalion. C'est un gros poste au point de vue dépense, mais on gagne en modernité, crédibilité, plus facile pour tout le monde.
Pour 2009, il faudra identifier clairement les crédits ; inscriptions, adhésions, dons des collèges, dons des sponsors.
Quand Denis reçoit du liquide, il fait un chèque en échange pour le dépôt à la banque.

Assurance : 
53 €, soit 30% d'augmentation. Forte augmentation ! Le contrat couvre quoi ? Pendant les réunions cross, nous sommes couverts. Prime va de février à février. Il faut s'en préoccuper. Voir sur le contrat.
Alain avait fait un dossier à la GMF, l'année dernière. Il va voir les tarifs et se renseigner.
Sans le contrat, on ne peut rien faire penser à résilier le contrat le 26 décembre si l'on trouve aussi bien et moins cher ailleurs Olivier P va aller voir Monsieur Michel de Beaucorps. Anne-Marie propose de se renseigner auprès de la FCPE pour voir à quelle assurance elle fait appel.
Dans un contrat, on ne couvre que l'adhérent. Les enfants qui courent sont couverts le jour J.
Les comptes sont approuvés à l'unanimité. 

Demande de subvention : 
Alain a demandé une subvention pour une autre association et elle a été acceptée. Une demande à la mairie en mettant en avant le côté sportif du cross (M. Lamour à la mairie) pourrait être intéressant...

Élections des membres du bureau : 
• Responsables logistique (dates, stade, parcours, contacts, tentes) : Olivier P et Pascal L.
• Responsable informatique : Xavier (souhaite doubler le poste pour la programmation).
• Responsable communication : Olivier Le Clanche
• Trésorier adjoint : Alain Tressel 
• Trésorier : Denis Clerin
• Secrétaires : Claire et Anne
• Président : Olivier Pineau
• Correspondante Croix-Rouge : Sophamali.
Le bureau est constitué !
Olivier P reprend la 22éme édition, peu de choses vont changer :
Dates proposées pour le cross : 22 mars, 15 mars, 29 mars.
Olivier P a contacté la Mairie de Paris, occupée pour le moment, il faudra les contacter à nouveau fin novembre début décembre pour connaître les disponibilités. À voir pour prochaine réunion.
Le 29 mars : C’est le changement d'heure. Pas terrible.

Couverture médicale : 
Sophamali va démarcher… La Croix-Rouge n'oblige pas à prendre un médecin. 

Effectifs : 
Envoyer à Xavier les effectifs des établissements par classe et niveau comme l'année dernière. Chacun s'occupe de son établissement et transmet.
Noms des responsables par collège et des adjoints : penser à valider la liste si changement depuis l'année dernière.

Communication : 
Création d'une affiche 2009. Olivier L doit s'en occuper. Création d'un blog cross protéines, pensez à aller le consulter il est bien fait. Seuls, Claire et Gérard sont allés le voir. 

Informatique : 
Faire un point avec Xavier à la prochaine réunion;

Organisation : 
Liaison wifi entre PC informatique et PC courses, pour éviter les allers-retours, les nouvelles inscriptions pourraient se faire en saisissant sur PC directement;
Le fichier se remplit au fur et à mesure. 

Les bulletins d'inscriptions : 
idem .re-identifier chaque responsable de collège. Apollinaire, Debussy ? Responsables ???
Demander à Sylvie Avrane, si elle accepterait de s'occuper d’Apollinaire. Nous avons la réponse depuis lundi c'est OUI ! Merci à Sylvie A...
Voir pour le rétro-planning, pour la date de distribution des bulletins et pour la semaine des inscriptions.
Faire le tour des partenaires, relancer les fournisseurs. Gros partenaire c'est champion ! Monsieur Amara. Olivier P va le contacter.
Lors de la prochaine réunion, nous parlerons des dates, des partenaires, de RESF......, (ACF), mais aussi des 4 courses : Juniors cadets, Minimes, Benjamines, Benjamins.
 
Lycées ou pas ? 
Non, pas de clientèle.

Courses parents-profs : 
Une cinquantaine de personnes l'année dernière. Vraie course cette année. Brassard de couleurs, dictaphone.
Olivier P souhaite que la course parents-profs soit récompensée. Chaque parent court pour son établissement ? On verra plus tard.

ACF (Action contre la faim) : 
Anne-Marie a rencontré l'infirmière de Modigliani Madame Gaucher (bénévole ACF). Cette dernière ne peut pas faire sa course à une autre date qu'a la journée nationale. Les bénévoles doivent avoir le temps de passer dans les classes pour parler de l'action d’ACF et de préparer cette action. Le planning prévu à une date donnée, les actions ACF doivent se faire tel jour, sur toute la France.
ACF peut faire des actions plus locales : actions sur arts plastiques par exemple.
Et nous dans tout ça ? Verser un euro a ACF des droits d'inscriptions ? Non, il faut un accompagnement pédagogique avant. ACF en sommeil... Pour l'instant ils courent pour des kms vendus, pas nous. 

Prochaines réunions :
• Lundi 8 décembre au Collège Duhamel.
• Jeudi 8 janvier au Collège de Staël.
• Mardi 3 février au collège de Staël.
• Mardi 3 février (Pascale… on a pensé a toi !!!)

La réunion est levée, il est presque 23h30.

Avant la prochaine réunion, pensez à envoyer à Xavier les effectifs par classe et par niveau.
Olivier, une proposition d'affiche pour la 22éme édition ?